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学校推薦型選抜の出願が始まるのは11月1日。そこから12月以降の一般選抜の出願まで、提出書類の中にずっと居続けるのが調査書です。ところが調査書は自分で書く書類ではないので、「結局いつ、誰に、何通お願いすればいいのか」が分からないまま手が止まりやすい書類でもあります。
この記事は、調査書を数える → 逆算する → 頼む → 守るの4段階で片づけることをゴールにしています。読み終わったときに決まっているのは次の4つです。
- 自分の出願予定から、調査書が何通必要か
- 高校に発行願を出す日はいつか（出願締切からの逆算）
- 在学生・卒業生それぞれ、どこに何を持っていくか
- 厳封を開けてしまった・足りなかったときに、どう動くか
なお、調査書に何が書かれているか（9項目や学習成績の状況）はこの記事では扱いません。中身を知りたい場合は調査書とは？大学受験で必要な9項目と学習成績の状況の出し方のほうが向いています。ここでは「どうやって手に入れるか」だけに絞ります。
調査書は誰が作って、どこでもらうのか
調査書は、志願者が在学している高校、または卒業した高校が作成して発行する書類です。志願者本人が記入する書類ではありません。ここを取り違えると、志望理由書や活動報告書と同じ感覚で「自分で書き始めてしまう」ことになるので、最初に確定させておきます。
もらい方は、在学生か卒業生かで窓口が変わります。
- 在学中（高3）: 担任または進路指導室に申し出る形が一般的です。学校ごとに「証明書交付願」「調査書発行願」といった所定の用紙があり、それを提出します
- 卒業後: 高校の事務室（都立高校では経営企画室などの名称）が窓口になります。証明書交付申請書に加えて、本人確認書類や手数料が必要になる学校があります
重要なのは、申請方法・受付期間・発行までの日数・手数料は高校ごとに違うという点です。同じ都道府県の公立高校同士でも、窓口の開いている時間や郵送申請の可否が揃っていません。ネットで見つけた「数日で出る」「手数料はいくら」といった情報は、どこかの高校の案内であって自分の高校の話ではありません。この記事でも具体的な日数や金額は書きません。代わりに、自分の高校の案内から何を拾えばいいかを後の章で示します。
必要な通数を数える（出願方式ごとに1通ずつ積む）
最初にやるのは通数の確定です。発行願を出す段階で通数を間違えると、あとから追加で申請することになり、そのぶん日数が増えます。
数え方の原則はシンプルです。調査書は出願ごとに1通を提出する書類として扱います。つまり、出願する回数を数えれば通数になります。
ただし例外があります。同じ大学で複数の方式に出願する場合、1通でまとめられるかどうかは大学によって扱いが分かれます。この判断を自分で推測してはいけません。募集要項の「出願書類」欄に、方式ごとに必要か、まとめて1通でよいかが書かれています。そこを読んで数えます。
数えるときは、次のような表を紙かスマホのメモに作ってしまうのが早いです。
| 出願する大学・学部 | 選抜方式 | 出願締切 | 調査書の通数 | 要項で確認した？ |
|---|---|---|---|---|
| 例：A大学 経済 | 学校推薦型（公募） | 11月中旬 | 1 | ○ |
| 例：A大学 経営 | 学校推薦型（公募） | 11月中旬 | 1か、A大学でまとめて1 | 要確認 |
| 例：B大学 文 | 共通テスト利用 | 1月上旬 | 1 | 要確認 |
| 例：C大学 法 | 一般（前期） | 1月下旬 | 1 | 要確認 |
| 例：C大学 法 | 一般（後期） | 2月下旬 | 1 | 要確認 |
この表のポイントは、まだ出願を決めていない大学も行に入れておくことです。10月中旬の時点で一般選抜の出願校が全部固まっている人は少ないので、「出す可能性がある」ものは仮で1通として数えておきます。あとで出願しないことになった場合、余った調査書は使わずに終わるだけです。逆に足りなかった場合は、追加の発行願から出し直すことになります。
もうひとつ、調査書は厳封された状態で渡されます。出願先ごとに封筒が増えていく前提で、置き場所も一緒に決めてしまうと迷子になりません。出願先ごとに1ポケットを割り当てられるタイプのファイルがあると、封筒・募集要項・振込控えを同じ場所に戻せます。
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13のポケットにインデックスカードが付くタイプで、出願先ごとに「A大学 公募」「B大学 共テ利用」とラベルを書いて使えます。アコーディオン式なので、書類が増えても1冊の中で完結します。価格・レビューは取得時点の値です。
机に立てて置いておきたい場合は、自立式のタイプもあります。
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持ち手が付いていて、出願期だけリビングから自室へ動かすといった使い方ができます。どちらを選んでも、同じ場所に戻すというルールのほうが本体です。
発行願を出す日を、出願締切から4段階で逆算する
通数が決まったら、次は日程です。調査書は依頼したその日にもらえる書類ではないので、出願締切から逆算して「発行願を出す日」を先に決めます。
起点は大学の出願締切です（募集要項の「出願期間」。郵送は消印有効か必着かで1日以上ずれます）。そこから4段階さかのぼります。
- 大学必着日（必着なら締切日。消印有効なら締切日に投函できる日）
- 郵便に出す日（必着日から配達日数を引く。簡易書留や速達の指定がある大学もあるため、要項の指定を先に読みます）
- 高校から受け取る日（郵送に出す日の前。同日に受け取って同日に出すのは、窓口の時間と郵便局の集荷に無理が出やすいので1日は空けます）
- 発行願を出す日（受け取る日から、自分の高校の発行日数を引く）
この逆算で埋められない数字がひとつだけあります。最後の「自分の高校の発行日数」です。これは学校ごとに違うので、自分の高校の案内を見て埋めます。拾うべきなのは次の4点です。
- 申請の受付期間（卒業生向けの発行は、申請できる時期が決まっている学校があります）
- 申請から発行までの日数（「○日程度」「混み合う時期は余裕を」といった書き方で示されます）
- 窓口が開いている曜日と時間（平日の日中のみ、長期休業中は閉室、という学校があります）
- 手数料の金額と支払い方法（現金のみ、郵送申請は定額小為替、など）
在学生なら進路指導室や担任に、卒業生なら高校のウェブサイトの「証明書発行」ページか事務室への電話で確認できます。
そしてもうひとつ、時期の混み合いを見込んでおく必要があります。学校推薦型選抜の出願が11月1日に始まるため、10月下旬から11月上旬は同じ学年の生徒が一斉に調査書を申請します。同じ日数で出てくる保証はないので、逆算で出た日よりさらに前倒しで出すのが安全です。
出願締切そのものを確認するには、選抜方式ごとのスケジュール全体を見ておくと早いです。学校推薦型選抜の並びは学校推薦型選抜の日程はいつ？2027年度入試の出願・選考スケジュールにまとめてあります。
なお、出願期間そのものは制度で枠が決まっています。文部科学省が2026年5月27日付（8文科高第318号）で通知した「令和9年度大学入学者選抜実施要項」では、学校推薦型選抜は出願11月1日以降・合格発表12月1日以降、総合型選抜は出願9月1日以降・合格発表11月1日以降と定められています。11月1日はあくまで開始日で、締切は大学ごとに違います。
高校への依頼のしかたは在学生と卒業生で違う
在学中の場合
担任または進路指導室に、学校の所定用紙で申し出ます。用紙に書く内容は学校によりますが、志望校名・学部名・選抜方式・必要通数・提出期限を書く欄があるのが一般的な形です。先ほど作った表がそのまま下書きになります。
在学生の依頼で見落としやすいのは、学校側にも締切があることです。「推薦の書類は○月○日までに申し出る」といった校内の期限が設定されている場合、それを過ぎると個別対応になって日数が読めません。出願を決めた時点で、校内の期限を先に聞いてしまうのが確実です。
卒業後の場合
高校の事務室に申請します。持っていくもの・送るものは学校の案内次第ですが、次のような組み合わせが基本形です。
- 証明書交付申請書（学校の様式。ウェブサイトからダウンロードできる学校もあります）
- 本人確認書類（マイナンバーカード・運転免許証・健康保険証など）
- 手数料（通数分）
- 調査書の場合は、志望校や提出先を書く「調査書作成願」などの追加書類
代理人に申請してもらう場合や、郵送で申請する場合の可否も学校ごとに決まっています。郵送申請ができる学校では、返信用封筒と定額小為替を同封する形が案内されていることがあります。
卒業生にはもうひとつ、年数の制限があります。調査書は指導要録をもとに作成される書類です。学校教育法施行規則第28条第2項では、指導要録のうち指導に関する記録の保存期間を5年、学籍に関する記録を20年と定めています。このため、卒業から5年を超えると調査書は発行できないと案内している高校があります。卒業して何年か経っている場合は、申請の前に発行可能かどうかを事務室に確認してください。発行できない場合は、提出先の大学に代替書類の指定があるかを問い合わせることになります。
受け取ったあとにやること（開けない・折らない・混ぜない）
調査書は厳封された状態で渡されます。厳封とは、書類を作成した側が封をして、受け取った人が開けていないことが分かるように封じ目を処理した状態のことです。開封されたものや本人が封をし直したものを受け付けるかどうかは提出先の大学が決めることなので、扱いは志望校の募集要項で確認します。
つまり、受け取ったあとに守ることは3つです。
- 開けない — 中身を確認したくなりますが、開けると厳封が成立しなくなります
- 折らない — 出願書類の指定封筒に入る形で渡されます。二つ折りにして入れていいかは大学の指定に従います
- 混ぜない — 出願先ごとに分けます。宛先を書いた付せんを封筒に貼っておくと、複数校に出す時期に取り違えません
そしてもうひとつ、出した書類の控えを残すことをおすすめします。厳封された調査書はコピーが取れませんが、志望理由書や活動報告書は提出前にコピーが取れます。どの大学にいつ何を出したかを時系列で残しておくと、書類の不備で連絡が来たときに即答できます。ポケットが綴じられたタイプのファイルは、1枚ずつ順番に差して時系列で残す使い方に向いています。
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透明タイプで、差したまま中身が読めます。控えは出願期が終わるまで捨てずに置いておきます。価格・レビューは取得時点の値です。
開けてしまった・破れた・足りないときの対処
ここからは、調べても手順が見つかりにくいケースです。いずれも「どうしよう」で止まらず、連絡先を決めて動くことがゴールです。
ケース1：厳封を開けてしまった
開けてしまった調査書は、厳封された書類として扱えなくなります。やることは2つです。
- 高校に再発行を依頼する（発行願からやり直しになります。日数が増えるので、出願締切に間に合うかを先に確認します）
- 提出先の大学の入試課に確認する（開封済みで提出できるかは大学が決めることなので、自己判断で出さずに聞きます）
再発行が必要になった場合、逆算に「発行日数」をもう一度足すことになります。締切が近い場合は、高校と大学の両方に同時に連絡したほうが早く決まります。
ケース2：封筒が破れた・濡れた
封印が壊れている状態は、ケース1と同じ扱いになります。自分でテープを貼って補修しても、封印は復元できません。再発行を依頼してください。
郵送段階での破損を避けるには、出願書類を折らずに入る大きさの封筒で送り、雨の日は透明な袋に入れてから投函する、といった対処になります。大学が指定の封筒やラベルを用意している場合は、その指定が優先です。
ケース3：通数が足りない・出願校が増えた
追加で申請します。このとき効いてくるのが、最初に作った通数の表です。どの出願にどの1通を使ったかが分かっていれば、追加で何通必要かを即断できます。
追加申請でも発行日数は同じだけかかります。一般選抜の出願校が増えるのは1月前後になりやすいので、「あと1通」と気づいた日に申請まで済ませてしまうのが無難です。
ケース4：卒業から年数が経って記録が残っていない
前の章で触れた保存期間の問題です。発行できるかどうかは高校の事務室が判断します。発行できない場合は、提出先の大学に「調査書が発行できない場合の提出書類」の指定があるかを確認します。募集要項に書かれていることもあります。
共通テストの出願と大学への出願で、調査書の扱いは違う
通数を数え間違える原因になりやすいのが、ここです。
大学入学共通テストの出願手続きそのものでは、調査書の提出は求められていません。 令和9年度の共通テストは、高校に在学している人も含めて全員が個人で共通テスト出願サイトからWeb出願する方式で、卒業証明書などの出願資格を証明する書類も提出不要とされています。調査書が必要になるのは、共通テスト利用方式を含む、各大学への出願のときです。
つまり、共通テストに出願しただけでは調査書は1通も使いません。共通テスト利用で3校に出すなら、その3校分を数えます。共通テストの出願手続きの流れは共通テスト2027の出願はいつから？令和9年度の出願日程と手続きの流れで確認できます。
国公立大学の出願は共通テストの後に来るため、推薦期に調査書を使ってから次に使うまでに間が空きます。この間に「もう全部出し終わった」と勘違いして通数を使い切ってしまうことがあるので、国公立大学の出願はいつ？2027年度入試の日程と手続きの流れで出願の並びを見ておくと、残す通数が判断できます。
筆者の判断基準：迷ったときに何を優先するか
調査書の準備で判断に迷ったとき、私がこの記事の整理で基準にしているのは次の3点です。
1. 通数は「多めに」ではなく「表で」決める。 「迷ったら1通多め」はよく言われますが、手数料がかかる学校では無駄が積み上がります。それより、出願確定分と「出す可能性がある分」を表の行として並べ、仮で1通と数えるほうが抜けが出ません。表があると追加申請の判断も早くなります。
2. 発行日数は人から聞いた数字を使わない。 友人や先輩の「3日で出たよ」は、その年のその学校の話です。逆算に入れる数字は、自分の高校の案内に書いてある日数だけにします。案内が見つからなければ電話で聞く。ここを他人の数字で埋めると、締切前に慌てることになります。
3. 厳封に迷ったら開けずに聞く。 中身を確認したい、封が怪しい、折っていいか分からない——どれも開けてしまえば戻せません。高校と提出先大学のどちらに聞くべきか迷う場合は、書類の状態の話は高校、提出の可否の話は大学と切り分けると早く答えが出ます。
なお、私自身は高校の事務で証明書を発行する側に立ったことはありません。この記事の手順は、公開されている制度の規定と各校が公表している証明書発行の案内から組み立てたものです。最終的な運用は、必ず自分の高校の案内で確認してください。
よくある質問
調査書の中身は自分で確認できますか
厳封された状態で渡されるため、開封して確認することはできません。記載される項目自体は決まっているので、何が書かれるかを知りたい場合は調査書とは？大学受験で必要な9項目と学習成績の状況の出し方を参照してください。成績の数値について確認したいことがあれば、担任に聞くのが筋です。評定平均の計算の仕組みは評定平均の出し方は？通知表から計算して出願基準と照合する手順で確認できます。
発行にお金はかかりますか
手数料の有無と金額は高校ごとに決まっています。無料の学校も、1通あたりの手数料を定めている学校もあります。支払い方法も現金のみ・郵送なら定額小為替といった違いがあるため、申請前に自分の高校の案内で確認してください。通数が多いと合計が変わるので、通数を確定させてから申請するほうが手続きが1回で済みます。
出願する大学が後から増えたらどうすればいいですか
追加で発行願を出します。気をつけるのは日数です。追加分にも同じだけの発行日数がかかるので、「出願を決めた日」ではなく「出願を検討し始めた日」に申請してしまうほうが安全です。一般選抜で出願校を増やす判断は1月前後に発生しやすく、その時期は窓口が長期休業に入っている場合もあります。受付期間を先に確認してください。
出願書類の準備まで含めて相談できる先を探している場合は、総合型選抜・公募推薦の対策を専門にしている塾という選択肢もあります。
総合型選抜と公募推薦対策の専門塾【ホワイトアカデミー高等部】
まとめ：今日やること3つ
- 出願予定を表にして、調査書の通数を数える（出す可能性がある大学も仮で1通として行に入れる）
- 自分の高校の証明書発行の案内を見て、受付期間・発行日数・窓口の時間・手数料の4点を拾う
- 出願締切から4段階さかのぼって、発行願を出す日をカレンダーに書き込む
1番と2番は今日のうちに終わります。3番だけは高校の発行日数という自分では動かせない時間が入るので、2番の確認が取れた日にカレンダーへ書き込んでください。
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参照した公式情報（取得日）
- 令和9年度大学入学者選抜実施要項（PDF・文部科学省） — 学校推薦型選抜は出願11月1日以降・合格発表12月1日以降、総合型選抜は出願9月1日以降・合格発表11月1日以降（令和8年5月27日付け8文科高第318号。取得日 2026-10-04）
- 学校教育法施行規則（e-Gov 法令検索） — 第28条第2項：指導要録のうち指導に関する記録の保存期間5年、学籍に関する記録20年（取得日 2026-10-04）
- Web出願手続きについて【概要】（PDF・大学入試センター 令和9年度共通テスト説明協議会 資料2） — 高校在学者を含む全ての志願者が個人で出願し、高校での取りまとめは不要（取得日 2026-10-04）
- 令和9年度 大学入学共通テストQ&A（大学入試センター） — Web出願のみで、卒業証明書等の出願資格を証明する書類は提出不要（取得日 2026-10-04）
- 大学入学者選抜関係（文部科学省） — 実施要項および関連通知の一覧（取得日 2026-10-04）
申請方法・受付期間・発行までの日数・手数料は高校ごとに異なります。出願書類の種類と通数は大学・学部・選抜方式ごとに異なります。最終的な確認は、自分の高校が公表している証明書発行の案内と、志望校の募集要項で行ってください。
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